DOKUMENTENMANAGEMENT UND PROZESSOPTIMIERUNG MIT DEM DMS-SYSTEM DOCBOX
Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und manuellen Stempeln. Die DOCBOX hilft Ihnen dabei Ihre Dokumente digital zu verwalten und zu steuern. Sie finden jedes Dokument sofort im richtigen Kontext, bearbeiten es nachvollziehbar und verkürzen Ihre Durchlaufzeiten. Die DOCBOX begeistert Anwender, da Sie nach allen Dokumenteninformationen wie angebrachten Notizen, Stempeln und Texten auch suchen können.
EFFIZIENT UND MODULAR
Die DOCBOX befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse.
REVISIONSSICHER
Wie in den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.
AUTOMATISIERT
Mit dem innovativen DOCBOX-Workflow managen und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe, ohne Aufwand und Programmierungen. 1:1 anpassbar auf jeden Geschäftsprozess. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement inklusive.
BLITZSCHNELL
Die integrierte OCR-Software liest und identifiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden die Dokumente blitzschnell gefunden.
Weg vom Papier, hin zum digitalen Dokumentenmanagement – nie war der Umstieg so einfach!
Transparentes Preismodell – Kauf oder Miete möglich!
Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. “gebucht”, “bezahlt” etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.
Mit den Notizen in der DocBox sind Sie in der Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mit gespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.
Bringen Sie auf Ihren Dokumenten in der DocBox Wiedevorlagen an.
An bald fällige Wiedervorlagen erinnert Sie die DocBox auf Wunsch sogar per E-Mail. So vergessen Sie garantiert nichts mehr!
Über das DOCBOX DATEV Export Modul werden all Ihre Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX archivieren, direkt zu Ihrer Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet. Versetzen Sie Ihren Steuerberater in die Lage, alle notwendigen Auswertungen bei Bedarf tagesaktuell zu erstellen, wodurch Sie die Finanzen jederzeit im Blick haben.
Die E-Mail-Archivierung in der DOCBOX® sorgt für
eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im
Unternehmen anfallenden E-Mails. E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Suche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der DOCBOX erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu den Dokumenten.
Ob Rechnungsprüfung, Wareneingangskontrolle oder die Genehmigung eines Urlaubsantrags: Workflows gibt es viele. Machen Sie diese in Zukunft mit der DocBox simpel, transparent und nachvollziehbar.
Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise Ihre bereits archivierten Word-Dateien, Excel-Tabellen oder andere zu bearbeitende Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf vorherige Versionen zurückgreifen.
Nützliches Zubehör:
Scanner Unsere leistungsstarken Brother Dokumentenscanner zum blitzschnellen digitalisieren von Dokumenten
Multifunktionssysteme Scannen, drucken, kopieren: Multifunktionssysteme sind der ideale Partner in allen Belangen um Papierdokumente
